Protocol Assistant

Afin de cogérer la coordination des invités VIP du Festival et leur accueil sur site, nous recherchons un·e assistant·e pour le Protocole, un service dépendant du département de la Direction.

PRINCIPALES ACTIVITÉS

AVANT LE FESTIVAL

• Saisie des contacts et des coordonnées des invités, envoi et suivi des invitations
• Saisie des contacts et des coordonnées des invités, envoi et suivi des invitations
• Gestion logistique liée à l’accueil des invités (proposition de logements, organisation des transports et création des accréditations)
• Gestion de toutes les réservations de chambres et de transports, classement et envoi des confirmations aux clients/invités du Protocole
• Suivi et classement de toutes les commandes de billets des Very Important Customer et des mécènes
• Aide au processus de recrutement et à la formation des staffs bénévoles du Protocole
• Préparation et coordination d’événements ponctuels (liste des invités, rédaction des textes d’invitation, envoi des invitations et suivi des réponses)
• Réception des appels téléphoniques et suivi des emails et diverses tâches administratives
• Saisie des contacts et des coordonnées des invités, envoi et suivi des invitations

PENDANT LE FESTIVAL

• Accueil personnalisé des invités en français et en anglais
• Organisation et coordination d’évènements spécifiques
• Permanence au bureau du Protocole et gestion des urgences
• Suivi quotidien de la logistique liée à l’accueil des invités (transports, arrivées et départs des invités, gestion des accès journaliers, etc.)
• Préparation des enveloppes personnalisées avec accès pour le lendemain
• Participation à la gestion et au suivi de l’équipe bénévole du Protocole

PROFIL ET QUALITÉS RECHERCHÉS

• Grand sens de l’organisation, de la gestion des priorités et bonne gestion des imprévus et du stress
• Formation et expérience de quelques années dans les professions liées à l’hospitalité premium ou dans l’organisation et l’administration d’événement
• Goût prononcé pour l’accueil personnalisé, la coordination et la logistique y afférent, entregent, diplomatie et grande discrétion
• Langues : français et maitrise de l’anglais (niveau C1)
• Capacité à gérer les imprévus par une bonne réactivité et une bonne gestion du stress
• Grand sens de l’organisation et de la gestion des priorités
• Autonomie et précision dans le travail
• Serviabilité et discrétion. Démontrer un esprit d’équipe et de la motivation
• Disponibilité et flexibilité sur les horaires de travail

CONDITIONS GÉNÉRALES

• Période d’engagement : du 16 mars (50%) puis 100% dès le 1er mai au 31 juillet 2026 (non-stop du 3 au 18 juillet 2026
• Taux de travail : 50% mars-avril 2026, puis 100 %
• Lieu: Montreux

POSTULATIONS

Veuillez postuler uniquement via le formulaire ci-dessous d’ici au 4 mars 2026.