HR Coordinator (production / production AV)

Afin d’assister l’équipe des Ressources Humaines dans la gestion et le suivi du personnel de Production et Production audiovisuelle ainsi dans le suivi des tâches inhérentes au service RH, nous recherchons un·e coordinateur·ice RH.

PRINCIPALES ACTIVITÉS

PRE & POST FESTIVAL

Gestion logistique et administrative liée à l’engagement des 250 employé·e·s et indépendant·e·s de la Production et de la Production audiovisuelle: Suivi du recrutement en collaboration avec les responsables de la Production et Production audiovisuelle, prise de contact, conditions, contrats) ; suivi administratif du personnel étranger (demandes d’autorisation, calcul IS), suivi administratif global (demandes chômage, attestations & certificats de travail etc.), suivi des paies, création et suivi des budgets
Gestion logistique des prestataires externes (suivi des repas, transports, etc.)
Gestion de la correspondance (emails ; téléphones) du personnel de Production et Production audiovisuelle
Collaboration étroite avec le département Accommodation & Transport pour la gestion des logements

FESTIVAL

Accueil du personnel de Production / Production AV et distribution/ gestion des accréditations montages / Festival et démontages
Suivi des repas (catering, miams) et des présences
Suivi des problématiques administratives et humaines (gestion de conflits, autres problématiques à gérer selon les principes des chartes internes)
Communication (informations diverses) et participation aux séances

AUTRES

Gestion administrative liée à l’engagement de personnel de production et production audiovisuelle sur des événements annexes liés à l’écosystème du Montreux Jazz Festival
Soutien dans le suivi administratif RH global et assistanat ponctuel de la HR Operations Manager
Gestion de projets
Soutien dans la préparation des événements liés au Staff et aux Montages

PROFIL ET QUALITÉS RECHERCHÉS

Formation administrative et/ ou RH & expérience dans le domaine administratif et/ou RH
Connaissances des métiers de la Production et Production audiovisuelle un atout
Curiosité et intérêt prononcé pour le milieu culturel et l’événementiel, expérience dans ces domaines un atout
Langue maternelle française ou parfaite maîtrise, bon niveau d’anglais
Excellente gestion des outils informatiques liés à l’engagement de personnel
Excellente communication, entregent et grande facilité de contact
Précision dans le travail, excellente gestion du stress et proactivité
Esprit d’équipe